お世話になっております。
広報のナベです。
kintoneの担当者が抱える悩みのひとつに「社内や現場での定着率が悪い」という事があります。
せっかく一生懸命アプリを作成しても使ってもらえなかったり、
「今のままで充分でしょ」
「わざわざ新しいシステムを導入しなくても…」
と見向きもされなければ、活用していくモチベーションも下がってしまいます。
そして現状維持のままkintoneからフェードアウトする流れになってしまえば、時間もコストも無駄になってしまいます。
kintoneは導入することではなく活用することで初めて意味を持つシステムです。
社内でkintoneを使っていただくにはどうすればいいのでしょうか？
現場の意見を聴きながら構築する
そもそも今の作業で発生している課題や、社員さんが抱えている悩みを知らなければ、使ってもらえるアプリを作ることはできません。
また、今までの作業をそのままkintoneに変えても「何のためにkintoneにしたのか」が分からなければ、現場から不満の声が出てくることはよくあることです。
kintoneで作業をするメリットを明確にしたうえでアプリを作成すれば、今までのムダな作業から抜け出せたと感じてもらいやすいです。
その為には現場の方々に現在の課題や要求をしっかりと聞くことが大切です。
現場と離れた場所から「アプリを作りました、今後はこれを活用してください」や「今の作業の問題点を教えてください」と言われても「現場を知らない担当が何を言ってるんだ」と不満に感じる方もいるかもしれません。
実際に生の現場を見にいく・現場の声を聞きにいったうえでアプリを作成すれば、現場の状況をしっかり把握できますし、現場の方々も安心してアプリを使うことが出来ます。
使い手の目線に合わせて導入を進める
現場の声を聞きながらアプリを作成した後、「さて次のアプリを作るぞ！」と意気込むことはとても良いことです。
kintoneに対する社内の考えも変わり担当者としてのでモチベーションも上がりますが、実はここに落とし穴が存在します。
アプリを作成してユーザーに満足してもらうのは良いことですが、勢いに任せて次から次へとアプリを作ってしまうと、現場の方々はkintoneの理解や操作に追いつかないこともあります。
kintoneの担当者にとってkintoneの操作や入力は簡単に感じますが、、現場の方々からすると慣れるまで時間が掛かるかもしれません。
アプリを作ったら一旦次のアプリの作成はストップし、みなさんにkintoneの所感を掴んで頂いた方がユーザーにとっても優しいです。
kintoneの操作や入力に慣れて頂いたあとで本格的にシステムを切り替えていけば、定着率も上がりやすくなります。
アプリ作成後、業務改善の成果を聴いてみる
アプリを作成して、ある程度使っていただいた後に、もう一度社員さんの意見を取り入れることをおススメします。
アプリを作成したとき「すごい！使ってみたい」「無駄な作業が減りそう！」という前向きな意見を聞く時は、kintone担当者として最高の瞬間です。
この瞬間はアプリを作った甲斐があったと感じますが、kintoneを活用するにはこの後の流れが大切です。
もしかすると「最初は良かったけど使っていくうちに余計に作業量が増えた」という不満や「もっとこうなると良い」という次のステップへの意見を頂くかもしれません。
“kintoneで可能か不可能か”は関係なく、ユーザーの意見はkintoneを便利に活用するための重要なポイントです。ぜひ声をかけて様々な意見を取り入れましょう。
kintoneはアプリを作成することが目的ではなく、社内で活用して業務を効率化するためのシステムです。
活用して初めて意味を持つので、アプリを作って良し！という自己満足にならないよう気をつけつつ、ユーザーの声をしっかりと聞いて社内や現場に定着させていきましょう。
