イベントへの申込状況や参加者情報をリアルタイムで把握&共有。kintoneを活用して受付業務のペーパレス化・コスト削減に成功。

若狭路自遊楽校様 事業概要

若狭路自遊楽校様の活動風景写真。(若狭路まるごとキャンプに参加した子供たちが喜ぶ様子など)

若狭路自遊楽校様は、福井県の若狭路を舞台に子どもたちに自然体験活動の機会を提供することで、普段、自然に触れることが少なくなってしまった子どもたちが、自然から学び、無意識のうちに自然を理解し、自然に親しみが持てるように「若狭路まるごとキャンプ」というイベントを春休み、夏休み、冬休みの期間中に開催しています。

お悩み(kintone導入の背景)

これまで若狭路自遊楽校様では、イベントへの参加受付を「電話」と「専用の申込用紙(手書き)」というアナログな手法で行っていました。当然ですが、参考申込みをしてくれた親御さんへの連絡は、「郵送」での資料送付が中心となり、合わせて電話でフォローを行なってきました。

申込用紙の読めない手書き文字の確認や、重複して受付けた申込日程の調整などムダな業務が発生。

申込用紙に記入された手書きの文字が読めずその内容確認を電話で行なったり、人気の日程に申し込みが殺到してしまい、参加人数の調整・コントロールが運営側でできないケースが発生。電話&紙で行なってきた受付業務に限界を感じ、受付業務の効率化、リアルタイムでの情報共有ができる業務改善システムを探されていました。

kintone導入の効果

電話予約受付を廃止し、専用登録フォームからの予約受付に一本化。kintoneに情報を集約・共有することでムダな業務&コストの削減に成功。

若狭路自遊楽校様の業務フロー図。kintone導入前は、電話と手書きFAXをエクセルにまとめていた。kintone導入後は、電話予約受付を廃止し、専用登録フォームからの予約受付に一本化したことで電話対応などの無駄な業務を削減すると同時にペーパレスによる経費削減に成功。
kintoneに情報を集約・共有することでムダな業務&コストの削減に成功

kintoneを活用した業務システムの全体イメージ

若狭路自遊楽校様が開催するイベントは、子どもたちのみが参加するスタイルとなっていますが、登録自体は、親御さんが行います。そこで、公式ホームページ上から行うイベントへの登録・申込みについては、下記のような業務フローとなっています。

受付フロー(登録が初めての場合)

親御さん(利用者)

・公式ホームページの募集要項ページから「仮登録フォーム」へ誘導する。
・氏名とメールアドレスを入力してもらう。
・入力したメールアドレス宛に届く「本登録のご案内メール」を確認。
・ご案内メール内の本登録フォームへ進み、必要情報を全て入力する。

システム側(若狭路自遊楽校様)

・仮登録フォームに入力された氏名とメールアドレスはkintoneに自動登録。
・登録されたメールアドレス宛に「本登録のご案内メール」を自動送信。
・本登録フォームに入力された情報をkintoneに自動登録。

初めての登録を受け付ける際の業務フロー図。公式ホームページの募集要項ページから「仮登録フォーム」へ誘導。仮登録フォームに入力された氏名とメールアドレスはkintoneに自動登録。

受付フロー(登録が2回目の場合)

登録が2回目以降となる方に対して業務フローの変更はありませんが、メールアドレスをキーにして重複登録がされないように制御しています。

システム側(若狭路自遊楽校様)

・仮登録フォームで入力されたメールアドレスがすでに登録済みの場合は、重複登録を行わない。
・2回目以降の登録作業を軽減するために、前回登録時の内容が予め反映されるように設定。

2回目の登録を受け付ける際の業務フロー図。登録されたメールアドレスが過去に受け付け済みのメールアドレスの場合は、前回登録時のデータがあらかじめ反映されている状態となり、親御さんに生じる入力の手間を削減。

機能の紹介

上記の受付フローを確立しイベント情報や登録内容、そして申込状況を一元管理・共有するために、下記のアプリ・機能を構築しました。

イベント管理機能(kintone イベント管理アプリ)

毎年、季節ごとにイベント情報を新規作成し、イベント名・申込期日・申込人数上限・申込済人数などが管理できるようにkintoneに「イベント管理アプリ」を構築。

イベント管理アプリの画面キャプチャ画像

イベントを新規作成すると同時に、イベント詳細を反映した本登録用の入力フォームが自動で生成されます。

仮会員管理機能(kintone 仮会員管理アプリ)

仮登録フォームに入力された情報をkintoneに蓄積・管理をする「仮会員管理アプリ」を構築。親御さんの本登録が完了すると、この仮会員管理アプリ内からは情報が削除されます。

仮会員管理アプリの画面キャプチャ画像

「本登録」が終わっていない親御さん(イベントへ安全に参加してもらうために必要な情報が未提出の親御さん)を確認することができます。

親情報管理機能(kintone 親情報管理アプリ)

本登録フォームから送信された登録情報のうち、親御さんに関係する情報は「親情報管理」で管理を行います。

親情報管理アプリの画面キャプチャ画像

親御さんの名前・連絡先はもちろん、参加回数・ニュース(メールマガジン)登録も管理しています。また、実際に参加するお子様の情報が、下記の「参加児童管理アプリ」から参照されています。

参加児童管理機能(kintone 親情報管理アプリ)

本登録フォームから送信された登録情報のうち、参加する子どもたちに関する情報を管理するのが、こちらの「参加児童管理アプリ」です。

親御さんが本登録フォームで入力した参加希望日・アレルギーに関する情報はもちろん、参加費用に関する情報もまとめています。

kintoneに連動する専用メールフォーム

公式ホームページから誘導する「仮登録フォーム」、仮登録完了後に自動で案内される「本登録フォーム」、メールニュースの登録を行う「メールニュース会員登録フォーム」を導入。

kintoneに連動する専用メールフォームの画面キャプチャ

もちろん、スマホ最適化を行っています。

関連情報

若狭路自遊楽校様公式ホームページ
http://wakasaji-fs.com/home/