Excelで管理していた顧客情報や案件管理をkintoneへ移行。
スモールスタートで少しづつkintoneを定着。
行政書士法人HAL様 事業概要
行政書士法人HAL様は岐阜県岐阜市にて、法人向けに会社の設立サポート、外国人向けの申請・認定手続き、遺産関連の書類作成など、個人・法人の行政手続きを幅広くサポートされています。
・Excelに蓄積された顧客情報・案件情報をkintoneへ移行（システム化）したい。
・指定の日付より○日前・〇日後にスタッフへ通知が来てほしい。
・初めのうちは出来るだけ低コストでkintoneを活用したい。
・自分たちでもkintoneを触れるとベスト。構築後もサポートしてほしい。
お悩み（kintone導入の背景）
Excelで管理していた様々な情報をkintoneへ移行したい。確認漏れのリスクを少しでも減らしたい。
今までは顧客情報や案件情報をExcelで管理していました。しかし、「ひとつのファイルを複数人で入力できない」ことや「顧客名や住所を別のファイルに転記する作業」などExcel特有のデメリットにより管理に手間が掛かっていました。
更にExcelでは申請期限や手続きのチェックを目視確認していたため、常に確認漏れのリスクと隣り合わせで業務を進めていました。
現場のスタッフにkintoneをしっかり使ってほしい。
kintoneで出来ることはざっくりイメージできていましたが、ただシステムを構築するだけでは意味がなく、現場のスタッフが情報を入力して運用できなければ意味を成しません。
最初から全ての管理をkintoneに移行するのではなく、まずは一部のスタッフで、一部の情報からkintoneで管理していくスモールスタートの運用方法を目指しました。
また、kintone構築後は操作や設定を自分たちで行うことで、改修作業やカスタマイズを依頼するコストを省きたい要望もありました。
kintone導入後の効果
・kintoneアプリの構築。
・リマインダーの設定、プラグイン導入、カスタマイズの実装
・構築後の定着・活用支援（伴走サポート）
└動画や資料を活用したkintoneの操作・設定方法の説明
確認漏れを無くすための対策
リマインダーを設定し、指定した宛先に通知を飛ばす
指定した日付の○日後・〇日前にレコードの作成者や営業担当者に通知が飛ぶように設定いたしました。
これはkintoneの標準機能のリマインダーの設定を活用しているので、日付や通知先の変更はお客様側でも設定可能です。
無料のプラグインで文字や背景に装飾をつける
無料で配布されているプラグインを導入し、
・指定した項目のチェックが入れば該当のフィールドの背景色を変更。
・該当の日付フィールドに設定した日付が今日から○日後（○日前）になったらフィールドの背景色を変更する。
という条件書式により文字やフィールドに装飾をつける設定をいたしました。これにより、チェック項目や日付の確認箇所を見える化できました。
プラグインで実現できない部分はカスタマイズを実装
条件書式設定のプラグインは無料である以上、条件や装飾の細かい設定はできません。
無料で出来ない設定はJava ScriptやCSSによりカスタマイズすることで、現場スタッフなど利用するユーザーが使いやすい（確認しやすい）ように設定をさせて頂きました。
構築後の伴走サービスにより定着・活用を支援
kintone構築後、活用を進めていくと「もっとこうしたい」「この方が見やすい」という要望や、操作方法の不明点が出てきます。
このようなお悩みに対して、お客様が分かりやすい形でご対応させて頂いております。
LINEを活用してリアルタイムで相談内容を把握
構築後の相談などはLINEを活用して対応いたしております。（お客様のご要望に合わせます）
LINEには通知・既読・スタンプなど様々な機能が搭載されています。これらの機能を最大限活用しリアルタイムで相談内容を確認することで、出来るだけスピーディーに対応させて頂いております。
動画や資料で操作・設定をサポート
kintoneは現場が使いやすいように設計されていますが、使い慣れないうちは何を設定すればいいのか、どこから操作するのか分からないことがあります。
簡易的な設定であればチャットで連絡出来ますが、「ユーザー情報の変更など重要な設定」や「レコードの一括読込など注意が必要な操作」には動画や資料を作成して説明をしています。
お客様は動画や資料と同じように操作して設定ができ、操作時の注意点も動画であれば詳しく説明ができるため、チャットよりも分かりやすくサポートできます。
また、動画であれば好きな時間に確認できることもメリットの一つです。
全体イメージ（一部非公開）
・案件の同時入力が可能となり、滞りのない業務の進行が可能に。
・担当者への通知やチェック項目の視認性を向上させることで、確認漏れのリスクを減少。
・リアルタイムで相談内容を把握し迅速に対応することで、操作の不明点やお悩みを素早く解決。
・設定方法や操作の分かりやすさを重視した説明により、お悩み解決の解像度を向上。
kintoneを導入して「よし、全社で運用を開始するぞ！」と意気込んでも、現場のスタッフが使えないことはよくあることです。そして現場スタッフの不満がkintone担当者に次々と届くような状況になってしまえば、kintoneを導入したメリットも薄れてしまいます。
一気にkintoneを活用するのではなくスモールスタートで活用を始めることで、このような状況を回避できます。また、スモールスタートであれば実際にkintoneを使い始めてから生まれる不明点や悩みも、初動の段階で解決しやすくなります。
kintoneの構築はもちろん、構築後の定着や活用に関する伴走サービスもさせて頂いております。
少しづつでも良いのでkintoneにシステムを移行したい、移行後の活用もサポートしてほしい
という方は、ぜひお問い合わせください。
関連情報
行政書士法人HAL様
https://www.hal-ulala.jp/
記事公開日：2024年1月15日