品質管理報告業務の共有・見える化に成功。最長1年かけていた業務を最短1週間まで短縮。
ニッケンかみそり様 事業概要
ニッケンかみそり株式会社様は、「刃物の町」岐阜県関市にあるカミソリを製造するメーカーです。男性・女性用の様々な用途のカミソリを製造しています。今回は、品質保証課の中川様にkintone導入の背景や効果をお聞きしました。
kintone導入前の悩みを教えてください。
エクセルとメールを使った管理・報告・進捗確認といった煩雑な業務を改善したかった
ISOに取り組んでいる製造メーカーなら皆さん取り組んでいることだと思いますが、品質管理の現場において万が一不良製品が発生してしまった時に、「原因・内容」「処置のレビュー」「結果」などの項目にまとめ、再発防止に取り組んでいます。
当社でも「品質の向上」を目指して、日々こういった取り組みをしています。具体的に言うと、万が一の不良発生時に発生するお客様への対応、状況の確認、改善策の実施に至るまでを「4M変動報告」「不適合報告」という形で報告業務を行っています。
この報告業務において「共有」「見える化」を進めたいというのが一番の課題でした。
この報告業務には、各部門の担当者、品質保証課、そして、各部門長まで、様々社員が関わることになります。今までは、エクセルで各自が情報を上書きして共有フォルダに保存、その連絡を電話やメールで行ったり、最終的な報告書を作成したり・・・とかなり煩雑な作業が発生していました。
社内でも重要な「品質改善」に対する業務であるため、各自がしっかりと対応し進んでいることは間違いないのですが、電話やメールのやりとりでは、個人間のやりとりとなってしまい、履歴も進捗状況も分かりづらいといった状況でした。
これをなんとか改善したいということで、何か良いクラウドツールはないかと検討をはじめました。
kintoneを知ったきっかけは？
最初は、どんなツールで何ができるのかもよく分かりませんでした。
私自身、サイボウズさんやkintoneについては全く知りませんでした。 「なんとか改善したい」と品質保証課で話をしている中で、私の上司が「グループウェアというものがあるらしいよ」という情報を教えてくれました。
今はもちろん理解していますが、最初は「サイボウズのオフィス、ガルーン、kintone、メールワイズとか、何かよく分からないが４つくらい便利なツールがありそうだ」というくらいの感覚でした。
丁度、幕張で開催されていたITメッセへ参加する予定でしたので、そのついでに「サイボウズへ聞いてみよう」ということなり相談に行きました。
サイボウズさんでは、スタッフの方が各種ツールの特徴・違いを丁寧に教えてくれたこともあり、当社の悩みを改善できそうなのは「kintone」だなとようやく理解できました。
無料お試しも利用されていましたね？
無料お試し期間の利用だけでは改善されず。構築のサポート・パートナーの必要性を実感。
そうですね、無料お試し期間に自分でチャレンジしてみました。ただ、アプリのフォーマットまでは作れたのですが、全体の流れというか業務の設計というか、分かっているつもりなんですが、kintoneへの落とし込みがうまくできませんでした。
悩んでいるうちに、無料お試し期間も終了していきました。
そこで、サイボウズさんにもう一度相談したところ「パートナー」という存在を知り、ちらし屋ドットコムさんへ相談したという経緯ですね。
kintoneの導入前に他のツールとも比較しましたか？？
はい、もちろん比較しました。ただ、何を比較すれば良いかも分かりませんでしたので、「カタログ一括請求サイト」を利用して資料を取り寄せた中から、kintoneとは別のツール2社に問い合わせをしました。
1社は、なぜか途中で連絡が途絶えてしまったので除外しました（笑。
もう1社は、ちらし屋さんと同じように「デモ環境」を構築して見せてくれました。
最終的に「kintone」を選択した理由を教えてください。
自分たちで触れるという安心感と、地元のパートナーと相談しながら構築・運用ができるという安心感からkintoneを選択。
もう1社のデモ環境も、とても丁寧にやって頂いたと思うのですが、最後の最後まで「自分たちで何ができるのか」ということが理解できませんでした。当社にとっては、少し複雑だったのかもしれません。
kintoneは、「自分たちでも触れる」というのが一番のポイントでしたね。文字１つ、項目１つとっても自分たちで操作できるのが嬉しい。
今から思えば、kintoneを無料お試しで自分自身も操作していたこともありましたから、それが他のツールよりも理解が深まった理由かもしれませんね。
あとは、地元でパートナーさんに相談しながら構築・運用がスタートできるといった点も大きかったですね。
パートナー（当社）の対応はいかがでしたか？
「基本機能」を重視した構築＆活用サポートに感謝
担当Oさんの対応は本当に良かったですよ。質問にも詳しく答えて助かりました。
中でも、常に「基本機能」を重視してくれたことが一番良かったと感じていますね。今後の運用を踏まえて「そのカスタマイズは、本当に必要なのか」ということを常に一緒に考えてくれました。
いい意味で、必要以上にこだわった難しいカスタマイズを諦めることができましたし、徐々に共通言語も増えてきたので大変スムーズに会社へ導入できました。
導入にあたって、社内の評判はいかがでしたか？？
これまで使ってきたエクセルの項目を基本ベースとしたので、各部門からも「変化」に対する不満などは出ていませんね。
コメント機能を使ったやりとりや、上長への確認・承認といったプロセス管理もしっかりと機能しています。
導入から数ヶ月が経過しましたが、社内で感じる業務の変化・効果を教えてください。（当初のお悩みを解決しましたか？）
「報告作業」に追われることがなくなり、本来「やるべき仕事」に集中。
まずは、冒頭でお話した報告業務の進捗管理が敵的にスムーズになりました。これまで煩雑だったメールでのやりとりが、１つの画面で全員のコメントが共有できるようになって、しかも履歴が残るようになりましたから。
また、細かいことですが、ポータル画面で「一覧表示」されて、それぞれの状況が分かるというのは、とても簡単なことなんですが、とても便利ですよね。
共有と見える化ができたことで、「報告」という業務の負担がほぼ無くなり、「品質を管理」するという本来の業務により集中できるようになりましたね。
見える化されたことで、各担当者のスピードも上がったこともありますかね（笑。
これまで「後でまとめてやればいいか・・・」ということも、見える化によって、最長1年掛けていたものが、最短1週間で完了したりと。とにかく、完了まで持っていくスピードは格段に上がりました。
今後の改善、業務効率化に向けた課題・目標があれば教えてください。
社内にkintoneファンを増やし、業務改善システムを一緒に構築できる仲間を増やしたい。
現在、最初に構築した4M・不適合報告の関連アプリ以外にも自分たちで作成しています。
各部門・現場において「kintone使えば便利に管理できそう」という判断をできるようになりました。同時に「kintoneではできないこと」も理解しているつもりです。kintoneで管理する必要はないというものも判断できています。
1人1アカウントまで導入が進めば、もっと業務が改善できるなと思っています。
正直に言うと、社内でkintoneを触れるのは今のところ私1人だけです。やろうと思えば誰でもできると思うのですが・・・。なので、課題は社内にも管理者を増やすことです。
「kintoneで業務改善システムを一緒に構築していこう」という仲間を1人ずつ増やしていきたいですね。
今は、各部門の「紙」「エクセル」で管理しているものを、kintoneアプリで構築してみて、現場で見てもらったり試しに使ってもらったりもしています。不具合もすぐに修正できますし、アプリを構築していく楽しさ、達成感もありますからね。
僕自身が、kintoneのファンなんですよね。今年は、オンライン開催ということもあり、kintone hiveをいくつも見ましたから（笑。
社内に僕のようなkintoneファンをもっと増やしていきたいですね。
kintone hiveの出場を目指しましょう！
中川さん、インタビューへのご対応ありがとうございました。
これからも、社内でどんどん「kintone営業」を強化して、kintoneファンを増やしつつ、業務改善を進めてください。そして、来年のkintone hiveに登壇するくらいの成果を上げていきましょう！
関連情報
ニッケンかみそり株式会社様公式ホームページ
https://www.nikkenkamisori.co.jp/
記事公開日：2020年8月10日