先日、岐阜市の製造業の経営者様から「Google Workspaceを契約したものの、うまく使えていない」というご相談をいただきました。お近くということもあり、実際に訪問して1時間ほど現地でお話をうかがいました。
この記事では、いただいたご相談内容をもとに、同じような状況にある会社でよくあるつまずきポイントと、その整理の仕方を紹介します。
いただいたご相談内容
お話をうかがう中で見えてきたのは、次の4つの困りごとでした。
- Google Workspaceは法人契約済みだが、ドメイン認証後のGmail設定でつまずき、代表者の1アカウントしか使えていない
- 結局、既存のメールソフトでの送受信や、無料Gmailへの転送でしのいでいる
- Googleドライブでのファイル共有を早急に進めたい
- Slack・Zoom・議事録サービスなどを別々に契約しており、無駄を感じている。Google Workspaceに統一したい
さらに「今は、自分（社長）一人で管理しているので、このような設定や管理の変更について身近に相談できるパートナーがほしい」というご要望もいただきました。1つずつ整理していきます。
つまずき①：ドメイン認証はできたのに、Gmail設定で止まってしまう
このお客様は、自社ドメインの取得・管理は別途済ませており、Google Workspace側のドメイン認証も完了していました。つまり、最初の関門は越えていたことになります。
つまずいていたのは、ドメイン認証のその先、実際にGmailを使えるようにする設定でした。結果として代表者の1アカウントだけが動いている状態になり、社員は既存のメールソフトを使い続けたり、届いたメールを無料Gmailに転送したりする運用が続いていました。
ドメイン認証とメール送受信の設定は、必要な操作がそれぞれ異なるため、片方が終わったからといってもう片方も自動的に完了するわけではありません。どこでつまずいているのかを切り分けることが最初の一歩になります。
つまずき②：Googleドライブでのファイル共有を急ぎたい
ファイル共有を早急に進めたいというご要望もありました。個人が使う「マイドライブ」と、部署やチーム単位で使う「共有ドライブ」では、権限の仕組みが異なります。会社としてファイル共有を進める場合は、共有ドライブから検討するのが基本です。
つまずき③：Slack・Zoom・議事録サービスがバラバラ
「Slackやzoom、その他議事録サービスをバラバラに契約しているため、無駄を感じる」というのも、よくあるお悩みです。Google Workspaceには、これらに近い機能がもともと含まれています。
| 現在契約しているツール | Google Workspaceで近い機能 |
|---|---|
| Slack | Google Chat（ダイレクトメッセージ・スペース機能） |
| Zoom | Google Meet（ビデオ会議機能） |
| 議事録サービス | Google Meetの自動メモ生成（Geminiによる会議メモ） |
Google Chatは、Slackと同じようにダイレクトメッセージやチームごとのやりとりの場（スペース）を作れます。LINEやSlackとの違いは、以下の記事でも比較しています。
Google Meetの自動メモ生成は、会議の内容をAIが要約してGoogleドキュメントにまとめてくれる機能です。ただし、利用できるかどうかはプランによって異なるため、詳しくは以下の記事をご確認ください。
複数のツールを一気に乗り換えるのは負担が大きいため、まずは社内の連絡手段（Chat）から始めて、慣れてきたら会議・議事録まわりに広げていく、という進め方が現実的です。
なぜ「契約して終わり」になりやすいのか
今回のように、契約自体は済んでいるのに活用が進んでいない、というご相談は珍しくありません。Google Workspaceは機能が幅広い分、どこから手をつければよいか分かりにくく、社内に専任の情報システム担当がいない会社ほど、設定の途中で止まってしまいやすい傾向があります。
契約時にかかる費用については、以下の記事でも解説しています。
Googleの公式サポートも用意されていますが、契約プランによって問い合わせ方法が異なります。
同じようなお悩みをお持ちの方へ
今回ご相談いただいた製造業のお客様には、実際に訪問して現状をヒアリングしたうえで、設定の立て直しから社内での使い方の定着まで、あわせてサポートさせていただく予定です。
「契約したのに使えていない」「ツールがバラバラで無駄を感じる」「身近に相談できる相手がいない」——今回のご相談内容に心当たりがある方は、お気軽にご相談ください。岐阜県内であれば、訪問してのご相談も可能です。
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