Google Workspaceのプラン変更方法｜アップグレード・ダウングレードの手順と注意点を解説

Google Workspaceを使い始めてしばらくすると、プランを見直したいというご相談をいただくことがあります。きっかけは、「容量が足りなくなってきた」「Geminiをもっと使いたい」といったものです。

この記事では、プラン変更を考えるきっかけと、アップグレード・ダウングレードの手順、変更前に確認しておきたい注意点を、公式ヘルプの内容をもとに整理します。

プラン変更を考えるきっかけ

実際にいただくご相談は、大きく2つに分かれます。

• 容量が少なくなった：GmailやGoogleドライブの容量が減り、Googleからのメッセージが頻繁に表示されるようになったので、アップグレードしたい
• 各アプリでGeminiを使いたい：ドライブやスライドなどでGeminiに相談や操作を頼めないため、今後を見据えてBusiness Standardへ移行したい

それぞれの背景と、どう判断すればよいかを順番に見ていきます。

きっかけ①：容量が足りなくなったとき

ユーザーあたりの容量は、Business Starterが30GB、Standardが2TB、Plusが5TBです（Google Workspace公式ヘルプ）。この容量は、Gmail・Googleドライブ・Googleフォトで共有されます。

また、公式のストレージFAQでは、各ユーザーのライセンスの容量が組織全体のプールに加算される仕組みと説明されています。ユーザーごとの容量を超えて使う人がいても、組織全体のプールに空きがあれば使い続けられます。

容量の上限を超えるとどうなるか

組織全体の上限を超えると、まずGoogleフォトへのバックアップができなくなります。さらに、上限を25%超えた時点、または超えた状態が14日続いた時点の早い方で、次のような制限がかかります。

• Googleドライブに新しいファイルを追加できなくなる
• ドキュメント・スプレッドシート・スライドなどで新しいファイルを作成できなくなる
• Google Meetで新しい会議を録画できなくなる

一方で、組織の上限を超えても、ログインやメールの送受信、ファイルの閲覧・ダウンロードはできると案内されています。ただし、ユーザーごとの上限を超えた場合は、そのユーザーのGoogleサービスにすぐ影響が出ます。

「上限を超えてしまった」という場合は、サブスクリプションが一時停止されることもあります。警告が出た段階で、早めに対処しておくと安心です

容量を増やす3つの方法

公式ヘルプでは、容量が足りなくなったときの対処として、次の方法が案内されています。

方法	内容
使っていない容量を空ける	管理コンソールのストレージ管理ツールで、容量を多く使っているユーザーや共有ドライブを確認し、不要なファイルやメールを整理する
エディションをアップグレードする	容量の多い上位エディションに切り替える。公式ヘルプでは、この方法が推奨されている
追加ストレージを購入する	ほとんどのエディションで、追加ストレージのアドオンを購入できる。組織の容量プールに一定量が加算される

人数は変えずに容量だけ足したい場合は、追加ストレージも選択肢になります。一方で、次に紹介するGeminiなど、容量以外の機能も使いたい場合は、アップグレードのほうが目的に合います。

きっかけ②：各アプリでGeminiを使いたいとき

Google Workspaceの公式料金ページを見ると、各アプリの中で使えるGeminiの範囲がエディションごとに分かれています。

利用できる場所	Business Starter	Business Standard以上
Gmail内のGemini	対応	対応
ドキュメント・スプレッドシート・スライド内のGemini	非対応	対応
ドライブ内のGemini	非対応	対応
Google Meet・Chat内のGemini	非対応	対応

つまり、Starterでも一部のGeminiは使えます。ただ、ドキュメントやドライブの中からGeminiに相談・操作を頼みたい場合は、Standard以上への変更が必要です。Geminiの対象プランや料金の詳細は、以下の記事で解説しています。

Gemini以外にも変わる機能

同じ公式料金ページでは、次の機能もStarterでは非対応と示されています。Geminiが目的でStandardに変更した場合、これらも使えるようになります。

• Google Meetの録画（Googleドライブへの保存）
• Googleカレンダーのスケジュールの予約ページ
• Googleドキュメント・PDFの電子署名

アップグレードの手順

公式ヘルプに沿って、管理コンソールからエディションを変更します。操作には、お支払いの管理者権限が必要です。

販売パートナー経由で契約している場合は、管理コンソールではなく、契約先のパートナーへ問い合わせる必要があります。契約先が分からない場合は、先に確認しておいてください。

ダウングレード・契約形態による制約

アップグレードはいつでも行えますが、ダウングレードや人数の削減には、契約形態による制約があります。公式ヘルプの内容を整理すると次のとおりです。

場面	ルール
年間／定期プランでユーザー数を減らしたい	ライセンス数を減らせるのは、契約の更新時のみ。更新日前に解約すると、残りの期間分が請求され、払い戻しはない
年間／定期プランでエディションをダウングレードしたい	年間／定期プランからフレキシブルプランに変更しないと、ダウングレードはできない
年間／定期プランからフレキシブルプランに切り替えたい	無料試用期間中、またはサブスクリプションの更新時のみ可能
フレキシブルプランから年間／定期プランに切り替えたい	管理コンソールからいつでも可能。ただし、1年分の料金を前払いする
年払いの年間プランからアップグレードしたい	切り替えられるのは、月払いの年間プランのみ。年払いの残り期間分は、日割りでクレジットされる

出典：フレキシブル プランと年間 / 定期プランを比較する、Business Starter エディションに切り替える（いずれもGoogle Workspace公式ヘルプ）

ダウングレードで使えなくなる機能に注意

ダウングレードすると、データ損失防止（DLP）やGoogle Vaultなど、下位のエディションに含まれない機能が使えなくなります。公式ヘルプによると、51日以内にアップグレードすれば再び使えるようになりますが、その期間を過ぎると、再び使えるエディションにアップグレードできるようになるまで、85日以上待つ必要があります。

ダウングレードを考えるときは、使えなくなる機能にデータが紐づいていないかを、先に確認してください。

一部のユーザーだけ上位プランにしたい場合

「営業部だけ上位プランにしたい」といったご要望もあります。結論から言うと、1つの組織の中で複数のエディションを混在させることはできます。

ただし、管理コンソールの「エディションの切り替え」は、組織内のすべてのユーザーが対象です（公式ヘルプ）。一部のユーザーだけを切り替える操作は、この機能ではできません。

複数のエディションを使用している場合の公式ヘルプでは、次のように案内されています。

• 複数のエディションのライセンスを購入するには、Googleの営業担当者またはパートナーへの問い合わせが必要
• フレキシブルプランなら、一部またはすべてのユーザーを、いつでもアップグレードできる
• 年間プランの場合は、営業担当者またはパートナーに連絡して、新しいライセンスレベルをリクエストする
• 請求書には、エディションごとに別の項目として表示される。年間プランの更新日は、エディションの購入日に応じて異なる

一部のユーザーだけを変更したい場合は、管理コンソールから自分で申し込むのではなく、Googleまたは販売パートナーへの相談から始めてください。

現場スタッフ向けのFrontlineエディションを組み合わせる場合は、新規追加のみといった条件があります。詳しくは、以下の記事で解説しています。

実際にあった「アップグレードできない」ご相談

手順どおりに進めても、管理コンソールからアップグレードできないことがあります。当社へのご相談でも、過去にキャンセルしたサービスのデータ消去が終わるまで、アップグレードができないという表示が出た事例がありました。詳しい経緯は、以下の記事で紹介しています。

プラン変更の前に確認したい4つのポイント

確認ポイント	内容
今の契約形態を把握する	年間プランかフレキシブルプランか、更新日はいつか。ダウングレードや人数の削減に影響する
何のために変えるのかを決める	容量が目的か、Geminiが目的か。容量だけなら、整理や追加ストレージで足りる場合もある
購入先を確認する	Googleとの直接契約か、販売パートナー経由か。パートナー経由の場合は、パートナーへ問い合わせる
ダウングレードの場合は、使えなくなる機能を確認する	DLPやGoogle Vaultなどを使っていないか。51日以内ならアップグレードで元に戻せる

年間プランを契約している場合の解約・見直しの注意点は、以下の記事でも解説しています。

プラン変更のご相談も承ります

私たちちらし屋ドットコムでは、現在のご利用状況をうかがったうえで、プランを変えるべきか、それとも整理や追加ストレージで足りるのかといった判断から、ご相談いただけます。

「容量の警告が出ているが、どう対処すればよいか分からない」「Geminiを使いたいが、どのプランが合うのか分からない」という段階でも、お気軽にお問い合わせください。

よくある質問

プラン変更にはどのくらい時間がかかりますか？

変更が反映されるまでに最長24時間ほどかかることがありますが、通常はこれより短い時間で完了します（Google Workspace公式ヘルプ）。

アップグレードすると、今のデータは消えますか？

消えません。公式ヘルプでは、データやサービスは移行後も引き続き利用できると案内されています。

ダウングレードはいつでもできますか？

年間／定期プランの場合は、フレキシブルプランに変更しないとダウングレードできません。また、フレキシブルプランへの切り替えは、無料試用期間中か更新時に限られます。

容量が足りないとき、プラン変更以外の方法はありますか？

あります。ストレージ管理ツールで容量を多く使っているユーザーや共有ドライブを確認して整理する方法と、追加ストレージを購入する方法があります。

容量がいっぱいになると、メールは届かなくなりますか？

組織全体の上限を超えても、メールの送受信はできると案内されています。ただし、ドライブへの新規追加や、新しいファイルの作成などに制限がかかります。ユーザーごとの上限を設定している場合は、そのユーザーのサービスにすぐ影響が出ます。

販売パートナー経由で契約していても、自分でプラン変更できますか？

パートナー経由で購入した場合は、パートナーへの問い合わせが案内されています。契約先が分からない場合は、先に確認してください。

まとめ

Google Workspaceのプラン変更は、管理コンソールの「お支払い」から、アップグレードならいつでも行えます。一方で、ダウングレードや人数の削減には、年間プランならではの制約があります。

容量不足やGeminiの活用がきっかけの場合は、まず何のために変えるのかを整理し、整理・追加ストレージ・アップグレードのどれが合うかを見極めてから進めると、無駄がありません。