『BtoB EC』導入で見積もり業務が効率化
菊夫さん、まだまだ暑い日が続きますね。
本当にまだまだ暑いね。
僕の家には、元々エアコンがあるんですけど、あまりにも暑すぎて、自分の作業部屋にもう1台エアコンをネットでポチっちゃったんですね。
2、3日後にその業者の人と一緒にエアコンが届きまして、それを見て突然嫁がですね、「なんで私に相談なしにエアコン買ってんのよ」ってぶち切れまして。
そっか。
小松君の場合、それは小松君の家庭の中の問題で済むだろうけど、それを会社でやったら大変なことだよね。
企業における承認フローの重要性
いわゆるその社内稟議的なフローを忘れちゃってまして。
一般の企業ではいわゆるこういうフローって大事ですよね。
そうですね。もちろんです。
今回の場合で言うと、エアコンのメーカーさんに事前にエアコンがいくらで取り付けがいくらだという見積もり書を取って、奥さんに見てもらう・提出して許可をもらうと、そういったフローが必要だったということになりますね。
でも、こんな風に見積もり書の作成で、とてもこう手間がかかっているというご相談も多いんです。
ですので、今回は見積もり書の作成でお困まりの企業さん向けに、『BtoB EC』における見積もり書作成を効率的に行う方法というテーマでお話をしていきます。
お願いします。
『BtoB』取引における見積もり書の必要性
最初に結論を言うと、『BtoB EC』を導入することで見積もり業務がとても効率化できるんです。
なるほど。そもそもなんですけど、その会社で例えばエアコンを導入する場合って、いわゆる『BtoB』の取引になると思うんですけど、ネットで注文するのに見積もり書って必要なんでしょうか?
うん、もちろんです。さっきの小松君はエアコンを勝手に買っちゃいましたということだったけど、普通ならちょっと高いもの買う時にね、これネットで買ってもいいかなって奥さんに声かけて相談するんじゃないかな。
そうですね。普段だったら例えばパソコンとかを、ちょっと高いけど、これ性能もいいし、デザインもいいし、仕事もはかどるんで買ってもいいかなっていうような、いわゆる家庭内稟議を通しますね。
そうだよね。小松家の場合はこれ買ってもいいかなって、例えばこうAmazonの画面を見ながらこう相談していくっていうのがこう普通だと思うけど、企業の場合になると、いわゆる見積もり書を作成して、その見積もり書を上長とか上司とか管理部門に提出をしてこれ買ってもいいですかという風に確認、承認をもらって発注するっていうのが一般的ですよね。
従来の見積もり業務の非効率性
なるほど。確かに、とりあえず注文しときました、じゃあ怒られちゃいますよね。
そう、そう。自分のお金で買うなら勝手に買えばいいんだけど、会社のお金で商品を買うわけだから、当然だけど、会社で見積もり書を回して承認をもらうっていうのが絶対に必要ですよね。
ただね、この見積もり書についても例えば見積もりをくださいという内容の連絡を営業担当に電話でしたりだとかメールを送ったりだとか、そういった連絡をしながら、それを受けた営業担当が例えばExcelとか見積もり書作成のソフトを使って見積もりを作ってそれをメールそしてもしくはFAXで送ったりもしているという、まだまだアナログな対応をしているケースもあるんです。
あ、まだFAXを使って送ったりすることもあるんですね。
そうなんですよね。
それだとやっぱり営業さんの手間もすごそうですよね。でも確かに、僕も見積もり書をくださいって言われた場合は、経理ソフトとかを使って見積もり書を作ってPDFにしてメールで送ってみたいな、そういったことをやってるので確かにこれなんか業務効率化できたらなとは思ってました。
まだまだあるんですよ。
例えばさ、見積もりが欲しって連絡を電話でした時に営業担当が外出中ですとか今日は有給を頂いております、なんていう場合があると当然ですけど、見積もりの作成も依頼もできないし時間もどんどんロスしますよね。
ああ、確かにそれはよくありますよね。僕も急ぎの時に担当不在で、またされたことありますね。確かにこういった納期とかにも影響しそうですよね。
そうなんだよね。
で、実際同じような見積もりを何回も作って連絡したりだとか、あと例えば送ったはずの見積もりが届いてないよ、もう1回送ってなんていう連絡を電話でやり取りしたりだとか本当に非効率な場面ってまだ多いんです。
『BtoB EC』による見積もり業務の効率化
だから『BtoB EC』の場合は発注予定の商品を選んでその場で見積もり書を自分でPDFで発行するとこういったことができるようになれば営業側の手間も減るし発注する側も時間をロスすることなく業務を行えるという流れになると思うんです。
なるほど。画面ですぐに見積もり作成、上司に申請そして承認されたらそのまま注文っていう流れはスムーズですよね。
そうでしょう。
見積もり作成機能のカスタマイズ性
ちなみになんですけど、この『BtoB EC』のソフトでは、そういった見積もり作成の機能っていうのは備わってるものなんでしょうか?
そうだね。基本的には見積もり書作成機能というものはついているものもあると思います。
ただやっぱりそこは自社の見積もり書のフォーマットに指定があるとか、あとは見積もり書に必ずこうこの注意書きを記載したいとか色々なこう業務のルールがあると思いますのでそういった自社業務にフィットさせていくことがとても重要かなという風に思います。
注文前の見積もり書作成の機能って、当たり前で地味な機能なんですけどとっても重要なんですよね。
そこで当社の『Biz-CUBE(ビズキューブ)』でしたら、自社の業務のルールに合わせて見積もり書の発行機能については柔軟なカスタマイズがしていけるという風に思っています。
なるほど。でも菊夫さん、当然なんですけど、そんなに大切な機能であるならば、やはりサブスク系のさーびずにもその機能は備わっているんではないでしょうか。
そうですね。『BtoB EC』のサブスク系にもちろん見積もり書の作成機能は備わっていると思います。
ただ、やはり先ほども申し上げたんですけど、見積もり書のフォーマットであるとか、自社のルールに合わせて柔軟にカスタマイズしていけるかと言うと、やはりある程度仕様が決まっているので難しい部分もあるんじゃないかなという風に思います。
当社の『Biz-CUBE(ビズキューブ)』にですと、柔軟にカスタマイズ対応できるという風に思っております。
まとめ
なるほど。『BtoB EC』を活用して業務を効率化していくために見積もり書作成の機能が重要であるということが今回のお話でもよく分かりました。
はい。良かったです。次回は、『BtoB』を一般向けにも展開していくという動画でご説明していきたいと思います。
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