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ちらし屋のチラシ

  1. Gmailとkintoneを連携して業務を改善してみました。

Gmailとkintoneを連携して業務を改善してみました。

ちらし屋の仕事河田菊夫

河田菊夫です。今日は、ちらし屋オフィスからブログを書いています。今日も暑いですねー。

今日は、kintone(も)担当の奥村君が「Gmail」と「kintone」を楽しそうに連携していたのでその事例をご紹介します。

当社ではレンタルサーバサービスを提供している関係で、メールアカウントの確認・追加・削除といったサポート業務があります。(お客さん自身でももちろんできる管理システムは提供されていますが、苦手なお客さんも多いのです)

そんなメールアカウントに関するサポート依頼を、もっと効率良く管理できないかと取り組んでくれたのが今回の事例です。

状況

現状(対応済み?未対応?誰がいつ?などの大切な情報が共有できていない)

    現状。メールアカウント追加依頼フォームから届いたメールの内容を、サポート担当が確認して対応してきました。シンプルな業務ですが、複数人のスタッフで対応するため「この依頼は、対応済み?それとも未対応?」「いつ誰が対応してくれた?」などの対応状況の情報共有に問題を抱えていました。

メールアカウント追加依頼フォームから届いたメールの内容を、サポート担当が確認して対応してきました。シンプルな業務ですが、複数人のスタッフで対応するため「この依頼は、対応済み?それとも未対応?」「いつ誰が対応してくれた?」などの対応状況の情報共有に問題を抱えていました。

この課題を改善するため、kintoneを活用して情報共有を強化しようと取り組みました。

改善後(対応状況・対応履歴の見える化に成功)

メールアカウント追加依頼フォームからGmailで受信されたメールの内容を、kintoneの「メールアカウント依頼管理アプリ」に自動で取り込まれます。このkintoneアプリ内のデータを確認して対応するという業務の流れに変更しました。  もちろん、ただ単にデータを取り込むだけではなく、「対応済みか未対応か」「誰がいつ対応したのか」といった対応状況・対応の履歴がスタッフ全員で共有できる仕組みを構築しました。

まずは、メールアカウント追加依頼フォームからGmailで受信されたメールの内容を、kintoneの「メールアカウント依頼管理アプリ」に自動で取り込まれます。このkintoneアプリ内のデータを確認して対応するという業務の流れに変更しました。

もちろん、ただ単にデータを取り込むだけではなく、「対応済みか未対応か」「誰がいつ対応したのか」といった対応状況・対応の履歴がスタッフ全員で共有できる仕組みを構築しました。

詳細イメージ

kintoneに取り込まれたデータ

依頼フォームからGmailでメールを受信したイメージ

依頼フォームから送信されたメールは、これまで通りGmailで受信します。受信したメールの内容が下記の画像のように、自動でkintoneの「メールアカウント依頼管理」アプリに取得されます。

依頼フォームから送信されたメールは、これまで通りGmailで受信します。受信したメールの内容が下記の画像のように、自動でkintoneの「メールアカウント依頼管理」アプリに取得された写真

内容の確認・対応状況を管理

kintoneに取得されたデータの画面。メール本文から情報を取得するをクリックすると、さらに詳細なデータが取り込まれる。

「メール本文から情報を取得」をクリックすると、さらに詳細なデータがkintoneアプリ内に取り込まれます。この画面を確認してサポート担当が対応を行います。対応が完了したら「完了」に変更するといったステータスの管理も行うことで、スタッフ全員で対応状況が確認できる仕組みにしました。

返信メールの作成時間を削減するために。返信メール用の文章を自動で作成する機能も付けました。

メールをゼロから作成する時間を削減するために、返信メール自動作成機能もつけました。

お客さん用に返信するメール本文を自動で作成する機能。自動で作成された画面の写真。

「メール文面を作成」をクリックすると、お客さんに返信するためのメール文章が自動で作成されるので、そのままコピーして使用できます。ちょっとしたことなんですが、これも業務を効率化するためにテクニックですね。

フォームクリエイター・フォームブリッジといった連携ツールもあります。

今回は、現在使っているフォームとGmail環境をkintoneのアプリに連携するという内容ですが、フォームから送信された内容をkintoneに自動で取り込むツールは、フォームクリエイター・フォームブリッジといったものもあります。

今回のようなGmailとの連携はもちろん、kintoneを導入・活用して業務を改善したい、社内の情報共有を強化したいという方は、ぜひお問い合わせください。

(「そもそも、 会社のメールをGmailで運用したい!」という方も、G-suiteの導入からお手伝いしますよ。)