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ちらし屋のチラシ

  1. 目的は「データを管理・保存すること」ではなく「データを管理して営業活動を強化すること」のはず。

目的は「データを管理・保存すること」ではなく「データを管理して営業活動を強化すること」のはず。

ちらし屋の仕事河田菊夫

自宅のデスクより。

昨日は、小牧の企業様より「社内の情報共有について相談したい」ということで打ち合わせに行ってきました。

話を聞いてみると、現在は、オフィス内のファイルサーバーと呼ばれる場所にありとあらゆる資料やデータを保存されていました。その企業様は商社であるため、営業マンが作成・活用した営業資料やメーカーからもらった資料、契約に関するありとあらゆる資料が自由に保存されている状態でした。最大の悩みは、「外出中はファイルサーバーにアクセスできない」とのこと。「営業マンが外出先から関係資料をいつでも確認できて、客先で活用できるようにしたい」というご要望です。

表面上は、外出先から社内の資料を見ることができれば簡単に解決しそうな問題ですが、しかし本当にそうかと話を進めていくと、

・どのファイルが最新か分からなくなってしまう。
・どこにどう保存するかは各営業マンが自由に決めている。
・顧客にどの資料を提出、提案したかが各営業マンの頭の中に入っている。
・最初はルールを決めていたが、結局は、自分が使いやすいように、自分が慣れている方法で自由に保存をする。

このような他の問題も出てきました。

社内からしかアクセスできないファイルサーバーを外出先のノートPC・スマホ・タブレットからアクセスできるようにすることは簡単です。無料で便利なツールはたくさんあり、少し課金すれば十分な容量も確保できます。

しかし、本当にそれだけで社内の情報共有が進み、営業活動に活かされるのかは疑問ですね。今回の場合、外出先から社内の資料にアクセスできたとしても、恐らく・・・

・同じような資料がたくさんあって、どれが最新か分からない。。。
・他の顧客にも提案資料を送りたいけど作成する時間がない。。。
・退職した前任が提出した資料がどれか分からない。。。

このような課題がつきまとうのではないでしょうか。

目的は「データを管理・保存すること」ではなく「データを効率よく管理して営業活動を強化すること」のはず。

「このツールならきっとできる」「このツールは使えそうだ」と、ついついツールの機能に目がいってしまいがちです。また、最初にルールを決めても、定期的に見直しをしない限り、忙しい営業マンは慣れた自分のスタイルで再びデータを管理しはじめるでしょう。まずは、経営者・営業リーダーが「何のためにデータを管理するか」「データを管理してどうするのか」を明確にすることが大切ですね。そんなことを改めて感じた打ち合わせでした。