資料請求フォームから届いた情報をエクセルで管理する業務の「ムダ」を改善。

資料請求管理

現在の業務フロー&お悩み

現在の業務フロー・悩みの説明画像。資料請求フォームから届いた内容をメールで確認してエクセルで管理。エクセルでの管理は、「最新状態か分からない」「対応済か未対応かも分からない」など非効率な業務となっている。

  • ホームページの資料請求フォームから届いたメールの情報をエクセルで管理しているがとても効率が悪い。
  • 管理しているエクセルが最新の状態かどうかがいつも不明。
  • 管理しているエクセルが最新の状態でない場合は、結局、届いたメールをチェックしている。
  • 資料希望者に対して「対応済」か「未対応」であるかが社内で情報共有できていない。

業務改善に対する要望

  • 資料請求フォームから届いた情報を自動で管理したい。
  • 資料請求フォームから届いた情報をエクセルではなく、クラウド上で管理・共有したい。
  • 資料が「送付済」か「未対応」であるかの状況を社内で簡単に共有したい。
  • 請求された資料の種類毎にリストを作成して、効率的な営業フォロー(メール送信)を行いたい。

『kintone』を活用した業務改善イメージ

資料請求フォームから届いた情報を『kintone』で一元管理して情報共有。
エクセルを使った煩わしい管理業務を改善。

『kintone』を活用した業務改善イメージ図。ホームページの資料請求フォームから届いた情報を自動でkintoneへ取り込むことにより、kintone上でいつでも最新情報を確認することができる。またkintoneでステータスを管理することで、煩わしいエクセル管理の悩みを改善。kMailerを使うことで効率的な営業フォローも実現可能。

  • 資料請求フォームより入力・送信された情報を自動で『kintone』に取り込む。
    (メール内容を確認して、エクセルに入力する手間を削減)
  • 担当者は内容を確認した時に『kintone』で「確認済」にステータスを変更。
  • 担当者は資料を送付した時に『kintone』で「対応済」にステータスを変更。
  • 他の担当者も『kintone』で対応状況を確認・共有することができる。(情報共有)
  • 『Kmailer』というオプション機能で、資料請求者へ一斉メールを送るなど効率的な営業フォローも可能。
    (例:資料Aを希望した人に対してのみフォローのメールを送る など)
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